Правила ведення дiлового листування

Ділова переписка. Вигляд спілкування, який вважається заочним, оскільки всі необхідні відомості надаються письмово. Лист має бути оформлений відповідно до правил і в суворо встановлені терміни.

Помилки при складанні ділових листів неприпустимі, тому важливо знати основні правила їх складання:
- Не використовуйте слова, значення яких невідомі або перевіряйте їх тлумачення, використовуючи словник.
- Ведення ділового листування виключає застосування специфічної термінології, оскільки деякі слова адресата можуть бути невідомими. Якщо такі терміни використовуються, тоді давайте їх пояснення.
- Викладайте думки короткими реченнями, щоб не губилася основна суть.
 - Якщо не знаєте російську мову досконало, тоді краще заздалегідь наберіть текст у редакторі або документі на комп'ютері, щоб перевірити орфографію.
 - Ділове листування не допускає використання розмовних слів, літературних оборотів тощо. Перед надсиланням листа перевіряйте його на помилки та помилки. Краще зробити повторну перевірку через час.

Початок листа у діловому листуванні
Спочатку в структурі листа знаходиться «шапка», яка містить посаду та ПІБ адресата. Особливості ділового листування включають стандартне звернення «Шановний», яке здебільшого пишуть центром листа. Якщо людина незнайома, то пишуть перед прізвищем слово «пан». Перший абзац (преамбула) включає мету та причину листа. Після його прочитання адресат має зрозуміти основний зміст звернення. Дізнайтесь навіщо бізнес коучинг Київ для вас тут  https://nbc.ua/pages/clients.htm

Прохання у діловому листуванні
Один з найпопулярніших видів ділової кореспонденції – лист-прохання. Це може бути тактовний запит або дипломатичну вимогу щодо поточного питання. Навички ділового листування важливі складання прохань, оскільки вони повинні спонукати адресата до дій, необхідним автора.
 Є певні правила для складання листа:
- До адресата слід звертатися персонально, дотримуючись основ ділового етикету.
- Щоб пояснити адресату, причину звернення, можна зробити йому комплімент, відзначити ділові чи особисті якості та заслуги.
 - Аргументуйте прохання та зацікавте адресата у його виконанні. Проблему слід описати максимально лаконічно та зрозуміло.
- Після того як прохання буде викладено, його слід видозмінити та повторити ще раз, наголошуючи на потенційних вигодах.

Як нагадати про себя у діловому листуванні?
Лист-нагадування використовують, коли потрібно нагадати про виконання взятих зобов'язань, дотримання норм закону, наближення важливого заходу тощо. У більшості випадків перед ним застосовують усне нагадування

Через війну лист є деяким підтвердженням виробленого впливу. Нагадування у діловому листуванні включає:
 - Відомості про відправника та адресата. Після цього викладається причина нагадування.
 - Вказуються посилання на закони та норми, що стосуються нагадуваної проблеми.
 - Фрази ділового листування мають бути чіткими, але не загрозою. Не зайвим буде нагадати, що проблему можна вирішити мирним шляхом.
 - Лист не має стандартів, тому його можна складати у вільній формі.

Як правильно вибачитися у діловому листуванні?
Одним із найскладніших у складанні є лист-вибачення, завдяки якому потрібно одночасно вибачитися та зберегти особу компанії. Крім того, воно спрямоване на відновлення зіпсованих відносин. Ділове листування вказує на такі особливості вибачення:
 - До структури листа включено вказівку одержувача, тему відправлення та звернення.
 - Можна не вказувати виконавця, оскільки підписуватиме все керівництво.
 - Фрази-вибачення у діловому листуванні не повинні бути явними і тема листа має бути нейтральною або взагалі бути відсутнім.
 - Ефект, якого потрібно досягти – щире вибачення та поінформування про те, що сталося, тобто вказівку причини неприємної ситуації.
Предыдущая статья
Следущая статья


Вернуться